Documentación y organización

 Algo que que puede ayudarnos a aumentar la productividad sin duda es la organización y el correcto uso de documentos y unas buenas herramientas para ayudarnos con eso podrían ser word, excel, power point e incluso el calendario, por esta razón procederé a explicar que son y para que sirven algunas de estas herramientas de forma resumida y entendible.

Word

Word es una herramienta creada por la compañía Microsoft para facilitar la creación de documentos digitales, estos mismos nos sirven para tener un fácil acceso a información que sea de utilidad para nosotros, así mismo word nos facilita diferentes cosas, como el uso de tablas, listados y con ayuda de excel incluso podemos agregar graficas todo esto para facilitar el manejo y orden de lo que queremos plasmar en dicho documento, word también nos facilita el diseño de nuestro documento, puesto que con el podemos modificar la tipografía, el tamaño de la letra, la orientación del texto, el color del texto, también nos permite modificar la estructura de los párrafos entre un montón mas de atajos y facilidades que nos da.

El siguiente video es da una explicación mas detallada de que es word y los diferentes tipos de usos que le podemos dar: ¿Qué es word y para que sirve?

Excel

Dejando de lado word pero no tanto, también podremos encontrar excel, al igual que word excel fue desarrollado por la compañía Microsoft pero a diferencia de word las fusiones de excel son mas centradas al área contable, excel nos facilita el crear hojas de calculo y ya que posee diferentes atajos para hacer formulas matemáticas es la herramienta mas utilizada por los contadores, la hoja de calculo de excel esta formada por varias cuadriculas denominadas como celdas estas mismas hacen una fusión parecida a la de una tabla, en estas podemos poner diferentes tipos de datos, tales como números, nombres, letras, formas y demás, es importante estructurar y repartir bien los datos para poder hacer que excel hago lo deseado, excel puede ayudarnos en hacer desde una suma, hasta operaciones mucho mas complejas, podrías pensar que en una calculadora podría hacer exactamente lo mismo, pero excel tiene la facilidad de que si te confundes por un numero no es necesario empezar de nuevo, solo debes ir a la celda en la cual esta el error y modificarlo, otra facilidad que tiene excel sobre otras herramientas es que de ser necesario puedes reutilizar la misma tabla sustituyendo únicamente los datos necesitados, gracias a esta facilidades excel podría ahorrar bastante tiempo de trabajo agilizándolo y por ende mejorando la productividad, además de la hoja de calculo, excel también cuanta con la opción de hacer graficas, estas tomando en cuenta los datos de la hoja antes realizada.

Al igual que con lo anterior adjuntare un video para tener una mejor comprensión de lo que excel es y puede hacer: ¿Que es excel y para que sirve?

Power point

Otra muy buena herramienta también salida de la paquetería de Microsoft es power point, esta herramienta es especialmente útil para hacer presentaciones, con esto quiero decir que nos ayuda como recurso visual a la de exponer algún tema, power point nos permite por medio de sus diapositivas agilizar y hacer mas dinámica una presentación, ya que al igual y en conjunto con word y excel nos permite introducir graficas, imágenes, videos, formas, texto, e incluso música; como había mencionado antes algo muy importante para la productividad es el ambiente y gracias a power point es posible crear un mejor ambiente a la hora de una exposición.

adjuntare un video para una explicación mas detallada de esta herramienta: ¿Qué es power point y para que sirve?

Outloock y calendario

Algo fundamental para la productividad es la organización y la administración, para esto tenemos 2 herramientas que se complementan entre si, esta son el calendario y outloock de Microsoft, outloock tiene 2 distintas funciones, por un lado es una herramienta de comunicación al ser básicamente como cualquier otro tipo de correo electrónico, lo que diferencia outloock de los demás servicios de correo electrónico es su segunda función, ya que outloock también puede administras y ordenar dichos correos, esta herramienta nos ayuda a tener en orden los mensajes ya sea por importancia o por comodidad, poniendo un ejemplo outloock nos permite tener mas de una cuenta de correo en el estando estas organizadas de tal manera que se nos haga mas fácil encontrar lo deseado sin tener que entrar en distintas paginas, esto nos ayuda ahorrar tiempo que podremos aprovechar para terminar distintas actividades de una forma mas productiva, regresando a la función de correo outloock también nos permite agendar reuniones, esto ultimo lo hace en conjunto con el calendario, cuando tenemos mucho trabajo, lo mejor que podemos hacer es repartir tiempos para hacer este trabajo, el calendario digital nos puede ayudar con eso puesto que podemos poner recordatorios en forma de alarmas que nos avisaran que debemos hacer tal día, esto mismo se puede dar para reuniones o fechas importantes, el calendario en conjunto con Outlook son excelentes herramienta para agendar, programar y compartir las fechas deseadas para las reuniones.

Dejo un video adjunto con una mayor explicación de lo antes hablado: ¿Qué es y para que sirve outloock?

Google drive

Google drive es un herramienta conectada a la nube que nos permite almacenar y compartir diferentes tipos de archivos, un extra que google drive tiene es acceso a la diferentes herramientas antes mencionas con la diferencia de que estas son de forma online, al ser un sistema de almacenamiento en la nube google drive nos facilita tener los diferentes archivos hechos por nosotros en un solo lugar, ya sea videos, documentos importantes, hojas de calculo. imágenes y demás, al estar conectado a la nube también nos permite compartir dichos archivos de ser necesario.

al igual que con todo lo anterior dejare adjunto un video con una explicación mas extensa: ¿Qué es y para que sirve google drive?

Como se puede todas estas herramientas se pueden usar ya sea de forma conjunta o separada para agilizar, ordenar y mejorar la productividad en distintas áreas, dependiendo la actividad o la situación cualquiera de estas herramientas nos es muy útil para tener un mejor flujo de trabajo y mantener un orden y ambiente adecuado para nosotros, antes hacer todas estas tarea requerían de mas tiempo y mas esfuerzo, ya que si bien existían distintas herramientas para ayudarnos, la tecnología a ido evolucionando y creando cada vez mas nuevas y mejores herramientas que nos permiten aumentar nuestra productividad.